Zes tot acht weken voor de bruiloft is in Nederland gebruikelijk. Gasten hebben dan tijd om te reageren en jullie hebben tijd om aantallen door te geven aan de locatie. De preciezere vraag is wanneer júllie kaart de deur uit moet, en die reken je terug vanaf de trouwdatum.
Ergens tussen het boeken van de locatie en het uitzoeken van de muziek vraagt iemand of de kaarten al verstuurd zijn. Meestal iemand die zelf nooit iets heeft hoeven organiseren. De vraag blijft daarna hangen, want je weet dat er een deadline bestaat en je weet niet precies welke.
De vuistregel: zes tot acht weken
De meeste stellen versturen hun trouwkaart ongeveer zes tot acht weken voor de bruiloft. Dat is geen wet en niemand rekent jullie erop af, maar er zit wel logica in. Gasten kunnen op tijd oppas regelen of een vrije dag aanvragen, en jullie hebben daarna nog een paar weken over om de antwoorden binnen te krijgen voordat de cateraar aantallen wil horen.
Eerder mag, maar heeft een bijeffect dat mensen zelden voorzien. Een kaart die vier maanden voor de bruiloft binnenkomt, verdwijnt in de la achter de post die nog moet worden uitgezocht. Reageren kan later ook nog, denkt je gast, en dat later komt zelden vanzelf. Dan zit je in week vijf achter je eigen neef aan te bellen.
In de Verenigde Staten wordt vaak acht tot twaalf weken aangehouden, deels omdat gasten daar verder reizen. Kom je die getallen tegen op Engelstalige planningssites, dan weet je waar het verschil vandaan komt.
Wanneer je beter wat eerder kunt zijn
Er zijn situaties waarin die zes weken krap worden. Niet omdat de etiquette dat zegt, maar omdat de agenda van jullie gasten dan al vol zit voordat jullie iets gestuurd hebben.
- Zomer of hoogseizoen. Vakanties worden vroeg geboekt. Acht tot tien weken geeft meer ruimte.
- Bruiloft in het buitenland. Gasten moeten vluchten en overnachtingen regelen. Tien tot twaalf weken is dan prettiger, en een save-the-date nog veel eerder. Meer daarover in trouwen in het buitenland: zo nodig je je gasten uit.
- Rond feestdagen of schoolvakanties. Half december is de agenda van de meeste mensen al een puzzel.
- Gasten die ver reizen, in ploegendienst werken of oppas nodig hebben. Voor hen is jullie datum een planning, geen invaloefening.
Je kunt dit ook per groep oplossen. Familie in Australië krijgt de kaart eerder dan de buurvrouw die op de fiets komt. Dat is geen voorkeursbehandeling, dat is rekenen. Spreekt een deel van die familie geen Nederlands, kijk dan ook even naar een tweetalige trouwkaart.
Terugrekenen vanaf de trouwdatum
Een vuistregel helpt pas als je hem op jullie eigen datum kunt plakken. Zet de trouwdag op nul en werk naar achteren. Dan blijkt vaak dat het verzendmoment niet de eerste deadline is, maar de derde.
| Wat | Wanneer |
|---|---|
| Save-the-date (optioneel) | 6 tot 12 maanden vooraf |
| Tekst en ontwerp definitief | 8 tot 10 weken vooraf |
| Trouwkaart de deur uit | 6 tot 8 weken vooraf |
| RSVP-deadline op de kaart | 3 tot 4 weken vooraf |
| Definitieve aantallen naar locatie en catering | 1 tot 2 weken vooraf |
Die onderste regel is de enige waar iemand anders over gaat. Vraag bij jullie locatie wanneer zij de aantallen willen hebben, want dat verschilt en het bepaalt de rest van de rij. Wil de cateraar het drie weken van tevoren weten, dan schuift jullie RSVP-deadline mee naar voren en het verzendmoment ook. Hoe je die deadline zo op de kaart zet dat mensen er ook op reageren, staat in het artikel over de RSVP op de trouwkaart.
Kiezen jullie voor drukwerk, tel er dan een week of twee bij op voor productie en post. Bij een digitale kaart valt dat stuk weg, en dan is de datum waarop de tekst klaar is vrijwel de datum waarop de kaart verstuurd kan worden.
En de save-the-date dan?
Een save-the-date doet iets anders dan de trouwkaart. Het is een agendaverzoek, geen uitnodiging met details. Meestal gaat hij zes tot twaalf maanden voor de bruiloft de deur uit, met weinig meer erop dan jullie namen, de datum en de plaats.
Hij is vooral handig als jullie in het hoogseizoen trouwen, in het buitenland, of als een flink deel van de gasten moet reizen. Trouwen jullie op een dinsdag in maart met dertig mensen die allemaal binnen een half uur wonen, dan kunnen jullie hem rustig overslaan. Gaan jullie er wel een sturen, dan lees je hier hoe je een save-the-date maakt en wat erop komt.
Eén gewoonte is redelijk hard: wie een save-the-date krijgt, krijgt ook een trouwkaart. Je kunt iemand niet halverwege van de lijst halen omdat het budget tegenviel. Dat betekent dat de gastenlijst voor de save-the-date al klopt, en dat is precies waarom sommige stellen die stap uitstellen tot de lijst rond is.
Als je laat bent
Soms staat de datum pas laat vast, of ging het ontwerp langer duren dan gedacht. Dat gebeurt vaker dan mensen toegeven, en het is zelden een ramp. Ook vier weken van tevoren komen de meeste gasten gewoon, zeker als ze al weten dat jullie gaan trouwen. Verschuift de datum juist ná het versturen, dan staat in dit stuk over een verzette bruiloft wat je dan doet.
Wat wel helpt: bel of app de mensen die jullie echt niet willen missen voordat de kaart aankomt. Een ouder die het via de post moet horen terwijl er nog maar drie weken zijn, voelt dat als een vergissing, ook als het er geen is. En zet de RSVP-deadline dan wat dichter op de dag, zodat gasten niet het gevoel krijgen dat ze binnen drie dagen hun leven moeten omgooien.
Een digitale trouwkaart versturen scheelt in deze situatie het meeste. Geen drukwerk, geen postdagen, geen ochtend enveloppen schrijven waar jullie de avond ervoor nog aan begonnen. De kaart is er zodra jullie op versturen drukken, en reacties komen binnen zonder dat iemand een antwoordkaartje hoeft terug te sturen.
Wil je een digitale trouwkaart maken? Op trouwkaarten.online maak je er een in een paar minuten — met online RSVP, een agenda-knop, routenavigatie en een online gastenboek. Ontwerpen is gratis; je betaalt pas als je klaar bent om te versturen. Of maak vrijblijvend een eerste ontwerp en ontdek hoe eenvoudig het is.
Veelgestelde vragen over het versturen van de trouwkaart
Zes tot acht weken voor de bruiloft is in Nederland het meest gebruikelijk. Trouwen jullie in de zomer, dan is acht tot tien weken prettiger. Bij een bruiloft in het buitenland wordt vaak tien tot twaalf weken aangehouden, zodat gasten kunnen boeken en vrij kunnen vragen.
Meestal zes tot twaalf maanden voor de bruiloft. Een save-the-date is een agendaverzoek met alleen jullie namen, de datum en de plaats. Hij is vooral nuttig bij een bruiloft in het hoogseizoen, in het buitenland, of als veel gasten moeten reizen.
Drie tot vier weken voor de bruiloft werkt voor de meeste stellen. Vraag wel eerst bij jullie locatie of cateraar wanneer zij de definitieve aantallen willen hebben, want dat bepaalt de deadline. Willen zij het drie weken van tevoren weten, dan schuift jullie RSVP-datum mee naar voren.
Nee. Ook bij vier weken komen de meeste gasten gewoon, zeker als ze al wisten dat jullie gingen trouwen. Bel of app de mensen die jullie echt niet willen missen voordat de kaart aankomt, en zet de RSVP-deadline wat dichter op de dag.
Ja. Bij drukwerk komt er een week of twee bij voor productie en post, en die tijd valt bij een digitale kaart weg. De kaart is er zodra jullie op versturen drukken, en gasten reageren via de kaart zelf in plaats van met een antwoordkaartje.